BUSINESS TRAVEL

Viajes de negocios: tendencias que reconstruirán el mercado

De manera lenta pero segura los viajes de negocios están de regreso. Un segmento en pleno proceso de reconstrucción que tiene a la tecnología como gran aliada.

En los viajes de negocios hay algunas cosas que se echan de menos. Hace poco, por ejemplo, al subir a un avión con destino a Niza, sentí la gran emoción al saber que iba a estar en el mismo hotel que mi equipo.

Es difícil cuantificar el verdadero impacto de compartir una comida con los miembros de un equipo global, estrechar la mano de un cliente por primera vez, hacer un brainstorming de soluciones o explorar nuevas ideas con clientes y colegas mientras se toma un café.

No soy el único. En un estudio reciente, el 84% de los viajeros de negocios confirmaron que están dispuestos a volver a viajar siguiendo las medidas de seguridad adecuadas. Los viajes de empresas se han visto muy afectados, pero los estamos reconstruyendo. Y la tecnología desempeñará sin duda un papel importante en la aceleración de su regreso.

En el mundo actual, las expectativas de los viajeros han evolucionado con el impacto del Covid-19, aumentando las expectativas de viajes sin contacto y sin fisuras. Nosotros, en Amadeus, nos hemos comprometido a transformar la experiencia de los viajes y los gastos construyendo el ecosistema de viajes corporativos más inteligente y conectado del mundo. Con esto en mente, paso a resumir las áreas que considero más importantes mientras reconstruimos los viajes.

1) El bienestar de los empleados

Como resultado de la pandemia, este factor adquiere un nuevo significado: lo que es bueno para los empleados también es bueno para la empresa. Por ello, la reconstrucción de los viajes de negocios no sólo tiene que ver con el retorno de la inversión para las empresas, sino también con la creación de una experiencia de usuario de 360 grados que promueva y facilite experiencias verdaderamente personalizadas a lo largo de la travesía del empleado.

No muy lejos, tal vez los empleados reciban recomendaciones de hoteles basadas en las experiencias de sus colegas o en la forma en que un individuo ha elegido viajar en el pasado, en tanto que los viajeros frecuentes pueden guardar todos sus horarios de vuelo y hoteles favoritos para facilitar el proceso de futuras reservas.

Además, los viajeros podrían recibir notificaciones de traslados o indicaciones de servicios en destino una vez que lleguen. Imagínese que un viajero vegetariano pudiera recibir automáticamente en su teléfono un mapa de restaurantes veganos y vegetarianos cerca de su hotel una vez que llegue a su nuevo destino.

Con nuestra visualización ágil, basada en la nube, consolidada y fiable de todo el contenido de los proveedores de viajes, incluido NDC, hay muchas formas de personalizar los sistemas de reservas para servir mejor a los viajeros corporativos. Esto permitirá que los programas de viajes logren ese difícil equilibrio entre el control de la optimización de costos y la flexibilidad del bienestar del viajero en una era pos Covid-19.

2) El lugar de trabajo del futuro

El Covid-19 ha roto las barreras culturales y tecnológicas que en el pasado limitaban el trabajo a distancia. Se ha producido un cambio estructural en el lugar de labor, con empleados que buscan destinos más familiares y deseables.

En Amadeus llamamos a esta tendencia "Workcation". Esto podría generar un nuevo mundo de necesidades de viaje: los viajes de negocios podrían tener un aspecto diferente ya que los empleados necesitarán conectarse con colegas que ya no trabajan en la misma oficina.

Destinos como las Islas Canarias, Cancún, Tulum, Miami y Playa del Carmen ya se están promoviendo ante los trabajadores remotos para aprovechar esta tendencia.

Una encuesta reveló que el 60% de los responsables de la toma de decisiones creen que el trabajo a distancia dará lugar a más viajes de negocios en el futuro. Y en Amadeus, a nivel mundial, ya hemos visto un aumento del 41% en el número de búsquedas de estancias de 30 días, aunque las regiones variaron significativamente. En Francia y España, por ejemplo, observamos un aumento del 75% y del 52%, respectivamente, en las búsquedas de estancias de 30 días.

3) Un mundo digital más inteligente

Todos sabemos que el Covid-19 ha sido un acelerador de la innovación tecnológica. Tras años de cambios graduales e incrementales, ahora por fin, las nuevas tecnologías digitales ofrecen la posibilidad de "saltar" años en cuanto a la forma en que las empresas gestionan sus procesos.

En un estudio realizado en 2020 por Forrester Consulting, los líderes de la gestión de viajes, Relaciones Humanas, compras y finanzas de las grandes empresas coincidieron en que era hora de desterrar las hojas de cálculo en favor de la transformación digital para mejorar la gestión de viajes y gastos de sus organizaciones.

Los procesos y herramientas largos y engorrosos no sólo dificultan el seguimiento del verdadero ROI (retorno de la inversión, en inglés) de los viajes de negocios, sino que obstaculizan las operaciones empresariales y añaden más carga de trabajo a unos empleados ya abrumados.

Por ejemplo, en algunas de las empresas encuestadas se tarda una media de 13,6 horas en procesar los viajes y los gastos asociados, desde la reserva hasta el reembolso, para viajeros, aprobadores, auditores y contables. Son muchas horas perdidas.

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En los viajes de negocios la tecnología juega un rol cada vez mas preponderante.

En los viajes de negocios la tecnología juega un rol cada vez mas preponderante.

Al reemplazar los procesos manuales e ineficientes por modernas herramientas de viajes y gastos, las empresas pueden reducir el tiempo que los empleados dedican a las largas tareas y los líderes pueden acceder a información en tiempo real para conocer el verdadero valor y el ROI de los viajes de negocios.

4) Control invisible: gastos sin contacto

Imagínate esto: te subes a un taxi para ir al aeropuerto en tu próximo viaje de trabajo. Al llegar, pagas con tu teléfono móvil, directamente desde la cuenta bancaria de la empresa, con datos en tiempo real sobre tu compra transmitidos automáticamente al sistema financiero de la corporación. No tendrás que preocuparse de llevar la cuenta de los recibos y registrarlos en una hoja de cálculo Excel cuando llegues a casa. Esa es la visión que tiene Amadeus de una experiencia de T&E verdaderamente integral.

Ahora mismo, solo un pequeño porcentaje de empresas cuenta con un sistema de gestión de viajes y gastos integral basado en la nube, pero eso cambiará, ya que el aprendizaje automático abre nuevas puertas para ayudar a las empresas a auditar y hacer un seguimiento del valor de los viajes de negocios.

Por ejemplo, en algunos mercados se permite ejecutar algoritmos que auditan las declaraciones de gastos de los empleados, de modo que si un viaje en taxi entre la oficina y el aeropuerto suele costar € 50 euros, la tecnología puede detectar anomalías cuando se gasta más en euros. La automatización o la robótica pueden llevar a cabo tareas y procesos repetitivos, liberando a los equipos de viajes y a los proveedores para que centren sus esfuerzos y recursos en aquellos aspectos en los que el pensamiento y la experiencia humanos aportan mayor valor.

Conclusión

Existe una gran oportunidad para reinventar la experiencia de los empleados y replantear la forma de viajar hacia una experiencia más sostenible, colaborativa e inteligente. La tecnología desempeñará un papel crucial como facilitadora y aceleradora de la recuperación.

En Amadeus, estamos comprometidos a ayudar a las empresas de todo el mundo en este camino de transformación digital y a proporcionar a las organizaciones herramientas que ayuden a devolver la confianza a los viajeros mientras reconstruimos los viajes.

(*) El autor es vicepresidente ejecutivo de Corporaciones de Amadeus.

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