TAIS Travel Suite: cuando cotizar vuelos deja de ser una carrera contra el reloj

Es por ello que, a partir de su propia experiencia como agente, Juan Pablo Arbeletche creó TAIS Travel Suite, una plataforma enfocada exclusivamente en agilizar ese proceso y reducir el trabajo manual necesario para presentar opciones aéreas.

Desarrollada inicialmente para resolver una necesidad de su propia agencia en México, la herramienta fue evolucionando hasta convertirse en una solución comercial adaptable a otros mercados de habla hispana.

TAIS permite transformar información proveniente de los GDS (Global Distribution System) en cotizaciones visuales y estandarizadas, enviarlas al cliente y posteriormente realizar su seguimiento, sin pretender reemplazar los sistemas con los que cada agencia administra el resto de su operación.

La herramienta es adaptable a cada mercado, y permite la incorporación de la moneda local.

De una hora de trabajo a cotizar en menos de 10 minutos

El origen de TAIS está directamente relacionado con la trayectoria de Arbeletche como agente de viajes. Tras trabajar en Argentina y posteriormente desarrollar su carrera en México –incluyendo experiencias en agencias, sistemas, back office y American Airlines–, en 2010 creó su propia agencia.

Fue allí donde identificó un problema cotidiano: sus clientes no querían recibir únicamente la alternativa más económica, sino disponer de tres o cuatro vuelos para elegir. Preparar esas propuestas implicaba transcribir manualmente horarios, rutas, condiciones y tarifas. Con varias solicitudes en una misma jornada, el proceso podía absorber buena parte del tiempo disponible.

La respuesta fue desarrollar una herramienta que permitiera copiar la información directamente desde el GDS y convertirla en una presentación lista para el cliente. “La cotización no me tarda ni diez minutos, porque uno copia directamente desde el GDS y se pega en la aplicación. Se evita la redacción”, señaló.

En un comienzo, TAIS ni siquiera había sido concebida como un producto comercial. “Toda la herramienta surge para mí. En ningún momento la pensé de ‘acá voy a hacer negocio’, hasta que dije: ‘Esperate, si a mí me es funcional, le puede ser funcional a un montón de gente’”, explicó.

Facilitar la cotización sin cambiar la operatoria de la agencia

Uno de los conceptos centrales detrás de la plataforma es que TAIS no busca convertirse en el sistema integral de gestión de la agencia, sino solucionar un punto específico de su operatoria: la cotización aérea.

“La necesidad que se trata de solucionar es el ahorro de tiempo para cotizar”, sintetizó Arbeletche.

De este modo, una agencia puede continuar gestionando sus ventas mediante el sistema que ya utilice. TAIS solo interviene desde la preparación de la propuesta hasta su presentación y posterior seguimiento.

La herramienta también apunta a resolver otro desafío de las empresas con numerosos vendedores: estandarizar la forma en que se presentan las cotizaciones. En lugar de que cada asesor redacte y diseñe sus propuestas según sus propios criterios, la plataforma permite mantener una presentación homogénea.

Entre los principales atributos del producto, se destacan el ahorro de tiempo, la uniformidad de la imagen y la posibilidad de implementarlo sin modificar el resto de la operatoria.

Simplificar la propuesta

TAIS trabaja con información procedente de Sabre, Amadeus y Worldspan. El agente puede copiar el código generado por estos sistemas, pegarlo en la plataforma y convertirlo en una cotización visual.

La herramienta admite hasta cinco opciones dentro de una misma propuesta, que pueden identificarse con nombres definidos libremente por el usuario. A ello se suman las tarifas y sus condiciones, monedas, información sobre equipaje, cambios y requisitos como visados, entre otros datos.

Una vez armada, la cotización incorpora la identidad visual de la agencia y puede guardarse como PDF o compartirse mediante un enlace por WhatsApp, desde donde el pasajero accede a la propuesta.

TAIS contempla además escenarios que exceden la cotización convencional. Una modalidad de “múltiples vuelos” permite presentar varias frecuencias de ida y regreso cuando todas comparten una misma tarifa, evitando cargar numerosas alternativas por separado.

Para las agencias que no trabajan con un sistema de reservas, o ante itinerarios que necesitan construirse por fuera del GDS, existe asimismo una modalidad de carga manual. Otra alternativa permite cotizar por tramos, ofreciendo diferentes vuelos y precios para cada segmento de un itinerario. (Amadeus: así cambia la forma de planificar, reservar y vivir un viaje)

Seguimiento de cotizaciones y reportes comerciales

La herramienta no termina su función una vez enviada la propuesta. Cada cotización queda registrada en un historial y puede clasificarse posteriormente como comprada, pendiente o no comprada.

Cuando una operación se concreta, el agente puede indicar qué alternativa eligió el pasajero, ingresar el monto y guardar el código de reserva. Si no se concreta, es posible registrar el motivo, como una cancelación o un precio considerado elevado.

Esta información alimenta los reportes de la plataforma, que permiten analizar, entre otras variables, cotizaciones realizadas y convertidas, montos, aerolíneas vendidas, destinos, empresas clientes y motivos de las operaciones no concretadas. El objetivo es que la información que el agente ya genera al cotizar también pueda utilizarse comercialmente.

TAIS contempla para ello tres perfiles de usuario. El vendedor accede a sus propias cotizaciones; el supervisor puede visualizar las de la agencia; y el administrador dispone de una visión general y de los reportes.

Una plataforma concentrada exclusivamente en aéreos

A diferencia de soluciones que buscan integrar diversos productos turísticos, Arbeletche decidió mantener un alcance específico. TAIS está diseñada específicamente para cotizaciones aéreas. (La nueva apuesta de las aerolíneas: IATA anticipa cómo la IA cambiará el negocio aéreo)

Para el fundador, otros segmentos ya cuentan con operadores y plataformas capaces de generar sus propios documentos y PDFs, por lo que ingresar en ellos implicaría superponer funcionalidades existentes.

La elección también responde al funcionamiento de su propia agencia: según relató, alrededor del 85% de su actividad corresponde a tickets aéreos, lo que le permitió probar la solución diariamente sobre casos reales y continuar ajustándola a partir del uso.

Ese contacto con la operación es, de hecho, parte del proceso de evolución de TAIS. Arbeletche explica que algunas funcionalidades surgieron de pedidos concretos de otras agencias que estaban probando la plataforma, como la incorporación del código de reserva al historial o la posibilidad de agregar un título a las cotizaciones.

“Si una agencia realiza un pedido que es factible, la plataforma se puede actualizar”, resumió al explicar la lógica de desarrollo y la dinámica de trabajo cercana con las agencias usuarias.

Los profesionales interesados en conocer más pueden ingresar a la web de TAIS Travel Suite o contactarse a [email protected].