El punto de partida para un negocio exitoso

GARANTIZAR LA CALIDAD.
La excelencia en restauración se basa en poder estandarizar la calidad de los productos que se ofrecen. Por ejemplo, si un establecimiento se caracteriza por servir "merluza de pincho", no se puede confundir al cliente dándole otra cosa, aunque también sea merluza.
Si la especialidad de la casa son los arroces habrá que conseguir un grano que garantice uniformidad en las elaboraciones. Este es el reto de las compras: conseguir calidad continuada al mejor precio posible y con las mejores condiciones de pago. Por eso es importante conocer muy bien el mundo de los proveedores y tener claro cómo está compuesto el menú para así diseñar una verdadera estrategia de compras.

LOS CONOCIMIENTOS PREVIOS.
Una verdadera gestión de compras tiene que estar basada en el conocimiento de la empresa en tres aspectos básicos:
1. El producto o productos que la representan.
2. Las posibilidades financieras.
3. Los objetivos planteados.
Cabe aclarar que el producto de la empresa (desde el punto de vista del marketing) se define según la propia actividad, la capacidad, la categoría, el emplazamiento, el tipo de cliente, la diversificación de la oferta, la estandarización y la estacionalidad. Es decir, cualquier dato intrínseco o extrínseco que permita elaborar un perfil de las necesidades de compra en función de lo que es cada establecimiento y de la relación oferta/demanda del mercado.
Si existe un concepto claro del negocio, las compras estarán basadas en datos objetivos y no en apariencias subjetivas e irreales. A esto hay que sumarle las posibilidades financieras de la empresa, rastreable a través de balances, cuentas de explotación y evolución de tesorería, entre otros documentos.
Las cantidades, condiciones de pago o rappels (descuentos obtenidos por determinado volumen de compra) son temas que dependen de la liquidez disponible y de la expectativa del propio negocio.
En tercer lugar, en cuanto a los objetivos de la empresa, el sistema de compras debe formar parte de los mismos; no puede disociarse de los objetivos financieros, de calidad o de marketing.
Actualmente, quienes están a cargo de las compras deben tener acceso a bases de datos sobre porcionados, previsiones de venta y otros ratios que permitan realizar comparaciones. En ese sentido, los softwares de gestión realizan un gran aporte. Finalmente, la participación de esta área en el proceso de calidad de la empresa es indiscutiblemente necesaria.

VISION GLOBAL.
Por otra parte, pensar una mejora en la gestión de compras de los establecimientos gastronómicos implica analizar y cuestionar todo el modelo de trabajo que impera en el mercado nacional. Aquí entran en juego variables como las distancias geográficas, el porcentaje de profesionales que trabajan en el sector y los niveles de rentabilidad que manejan los empresarios, entre otros items.
"Las compras de AA&BB son un factor determinante cuando se decide maximizar beneficios. De hecho, la empresa debería generar una cadena de valor con sus proveedores", opinó Fernando Salas, director de FS Consultores.
"Este segmento es uno de los que se puede trabajar para reducir costos; es importante pero no el único. Erróneamente se supone que bajando el costo de los insumos aumentan directamente los beneficios. Se cometen equivocaciones, como bajar la calidad. El proceso de compras es complejo y sino hay quien lo siga se pueden cometer errores significativos. No implica simplemente comprar; hay que seleccionar a los proveedores, compararlos, seguirlos, controlarlos, verificar lo que se recibe y estibarlo correctamente", anexó Jorge Ramallo, director de Food Service Consulting.
"Creo que la pregunta principal que debemos hacernos es cuáles son las herramientas con las que vamos a entrar al tercer milenio. No solamente el sector hotelero y gastronómico, sino todo lo que lo acompaña. No podemos hablar de gestión de compras si no pensamos en una estrategia de cambio global. Por ejemplo, hace 10 años la cadena de restaurantes Hooters tenía un modelo de gestión de compras que no se adaptó al modo en que operan los proveedores locales (no hablo de todos). Cuando el encargado de Hooters veía que un proveedor apoyaba la mercadería en el piso, se la rebotaba. Cuando recibía carne o mariscos, los medía con una sonda térmica y si estaban fuera de temperatura, los devolvía. Resumiendo: para una gestión eficaz de compras hay que tener trazabilidad y los proveedores que lo pueden hacer hoy en Argentina se cuentan con los dedos de una mano", opinó Jorge López Cortés, asesor gastronómico, director del Torneo Nacional de Chefs y del Proyecto Integral de Desarrollo Hotelero Gastronómico Regional "Fehgra junto con sus Filiales".
Por su parte, Alejandro Mato Kuphal, chef ejecutivo del Yacht Club de Puerto Madero, explicó que "el mercado argentino está cada vez mejor, con más proveedores que ofrecen materias primas de mayor calidad, algo que hace unos años era más complicado. Por ejemplo, cuando trabajé en Francia los chefs salíamos a buscar los productos. Allí existen supermercados gigantes con cámaras frigoríficas de 800 m². Cuando vas te dan una campera térmica y entrás a elegir qué carne o qué queso querés. Acá dependés de lo que traiga el proveedor, por eso hay que ser muy selectivo, estar presente en la recepción de la mercadería, hacer un control de temperatura, de calidad o abrir un paquete de muestra si es necesario. El 80% de la gastronomía depende de los proveedores", explicó.
Planteando posibles soluciones al problema coyuntural, López Cortés remarcó que "si los distribuidores aseguran trazabilidad, ya ganamos una parte. El segundo paso es lograrlo dentro de los establecimientos. En los últimos años se dictaron muchos cursos de manipulación e higiene de alimentos. Algo que está perfecto porque la capacitación es lo único que puede ayudar. Otra vía sería la aplicación de controles. Sin embargo, el sector piensa que actuar sobre los establecimientos va en contra de sus intereses. En mi caso pienso que ordenar el juego es bueno para todos: para los proveedores de equipamiento y de mercaderías, y para el comensal que es el que hace mover la rueda".
Sobre las normas de calidad vigentes en Argentina López Cortéz detalló que "hay proveedores que están certificando normas ISO, IRAM y Hazard, y buscan diferenciarse a través de estos procedimientos. De hecho, para exportar deben cumplir con ellas. Sin embargo, encuadrarse bajo estas normas tiene un costo que la empresa tiene que trasladar y seguir siendo rentable. La pregunta que surge es hasta qué punto un restaurante o un hotel está dispuesto a pagar más por comprarle a un establecimiento certificado, o si prefiere seguir comprándole al almacenero de la esquina. Esta situación demuestra que el problema es sistémico; no se puede actuar sobre un punto de la rueda porque no va a funcionar".

EL PROCESO DE COMPRAS.
"Resulta de gran importancia contar con un departamento de Compras debidamente preparado. Es decir, que el personal conozca las técnicas modernas de compras y sea responsable de llevarlas a cabo. Cuando se logra reducir $ 1 en el precio de algún producto, se produce una utilidad directa de $ 1. Solamente un programa organizado ayuda a lograr mejores resultados económicos", remarcó Jorge Ramallo.
El pedido de mercaderías le corresponde al jefe de cada sector, que según el caso será el jefe de Cocina o el jefe de Barras. Este pedido debe estar realizado con la mayor responsabilidad posible y por lo mismo es recomendable que se lleve a cabo en una "Planilla de requerimientos" con la firma del responsable. A su vez, el pedido debe efectuarse teniendo en cuenta algunos puntos:
• Mantención de un stock permanente: al menos del sector de elaboración. Si por la índole de la empresa esto resulta engorroso, es recomendable usar el método de análisis de inventario ABC, donde se ordenan los productos por su valor unitario. Es decir, dentro de los productos A se ubican 20 ó 30 artículos de alto valor individual. En el grupo B, los de valor intermedio, y en C, los de bajo valor individual. Con lo cual se pueden controlar los productos A diariamente, los B semanalmente y los C mensualmente.
• Menú/receta estándar: tener en cuenta el menú del establecimiento y las recetas de cada uno de los platos con su correspondiente factor de corrección.
• Pronóstico de ventas: generar un historial del negocio para visualizar los platos más vendidos y la salida de productos por temporada, entre otros items. Esto permitirá realizar una proyección de las ventas futuras.
Por otra parte, en el depósito es recomendable que se maneje un stock de seguridad; es decir, mantener una cantidad mínima de materia prima que permita el normal desarrollo de la actividad. Esto ayuda a regularizar el proceso de compras, ya que sólo habrá que mantener estables esos niveles.
El depósito entregará entonces la mercadería solicitada por producción y elevará el pedido a compras cuando sus niveles así lo requieran.
Cabe destacar que la gestión de compras deberá cumplir con algunos requisitos:
• Ficha estándar de producto: esta ficha debe ser realizada en conjunto con la Cocina y establecida de acuerdo a las materias primas que se utilicen en la confección de las recetas. En ella se establecerá el tipo de producto que se debe comprar, a los efectos de asegurar la estandarización del plato y los costos determinados.
• Estudio de mercado de proveedores: es necesario tener seleccionados más de dos o tres proveedores por producto. De modo tal que todos ellos sepan que están compitiendo en las ventas, mejorando la calidad, el precio y las condiciones de pago.
• Notas de pedido u orden de compra: documento indispensable para el control. Asegura que lo que se solicitó y acordó se cumpla en el momento de la recepción de la mercadería. En este documento emitido por duplicado o triplicado se establecerá el producto, cantidad, precio, calidad, presentación, condiciones de entrega, embalaje y condiciones de pago.
• Recepción de mercadería: en esta instancia debe realizarse un control físico del producto (cantidad, calidad, precio, temperatura, peso, fecha de vencimiento e inscripciones de los organismos de control para los productos elaborados), control administrativo (comparar el remito o factura con la orden de compra) y registración (todo lo recibido debe registrarse en la planilla de recepción de mercadería).
"Finalmente, para reducir los costos lo ideal es mantener una cantidad pequeña en el inventario -esto se logra haciendo el pedido más seguido y así trasladar el costo del mantenimiento del stock al proveedor-; asegurarse que los niveles de stock mínimo sean los correctos; reducir la variedad del inventario -siempre repito la importancia de tratar de manejarse con la menor cantidad de productos y la habilidad del jefe de Cocina para lograr platos con poca variedad-; y no aceptar ofrecimientos de compras especiales de los proveedores. El propietario debe encargarse de maneja su inventario", anexó Ramallo.

CONTRATO DE COMPRAS.
Asimismo, un elemento que también forma parte de la gestión son los contratos de compras. Consultado sobre este tema, Salas remarcó que "todo contrato de compras se debe hacer por escrito y sus cláusulas deben estipularse en forma clara y concisa. En el caso de practicarse alguna variante a los términos habituales del contrato, no debe efectuarse verbalmente sino por escrito. Las cláusulas de mayor cuidado son: cantidad, precio, condiciones de pago, plazos de entrega, inspecciones, garantías e indemnizaciones".
En los contratos de compras se dejan establecidos aspectos vinculados con la inspección y aceptación o no de la mercadería. Además, se puede estipular cómo y dónde se efectuará dicha supervisión, si el personal que la realizará va por cuenta de la empresa compradora o no, quién aceptará finalmente los estándares de reinspección y en quién recaerán las erogaciones.
Vinculado a este tema se encuentran las garantías: representan un compromiso de la empresa proveedora sobre calidad, servicios o cantidad de producto que elaborará. En algunas oportunidades se constituye un fondo de caución para cubrir dichos aspectos, el que se restituirá al proveedor cuando este cumpla con lo convenido. Mientras que en otras se aplica una garantía de mantenimiento, atención técnica o contra fallas de fabricación.
"Las cláusulas sobre plazos de entrega e indemnizaciones en caso de incumplimiento suelen ser indispensables. La entrega de los artículos se deberá dejar expresada con una fecha fija o dentro de un período preestablecido, a través de entregas parciales según las necesidades del comprador. También puede establecerse la probabilidad de no aceptar las entregas fuera de tiempo o, llegado el caso, rescindir el contrato", enfatizó Salas.
El contrato puede establecerse por monto fijo, sobre todo si se trata de bienes con precios que no admiten significativas variaciones. Cuando no es posible determinar un monto fijo puede utilizarse el precio de plaza, dejando perfectamente en claro qué elementos se van a utilizar para determinarlo. Dentro de esta cláusula algunos contratos pueden incluir referencias en cuanto a un posible reajuste.
Las penalidades que tenga el contrato se establecerán con indemnizaciones por perjuicios ocasionados al comprador, pudiendo el proveedor depositar una fianza con el fin de garantizar el cumplimiento.
Respecto al precio, sucede que en ciertas oportunidades una empresa puede tentarse con comprar a un proveedor no habitual cuando cotizó un precio fuera de lo común. En estos casos, se debe prestar especial atención a esa presupuestación, porque variaciones en el pago, plazo de entrega y calidad, pueden disminuir sobradamente las ventajas obtenidas.
Por otra parte, para determinar el volumen del lote a comprar hay que tener en cuenta la cantidad actual disponible en stock, el volumen adicional que puede mantenerse en stock para afrontar circunstancias no totalmente previstas, la duración del proceso productivo -medido generalmente en meses-, el análisis del consumo de materiales, el plazo de entrega del proveedor, la cantidad que podrá solicitarse en forma adicional en caso de demoras en el incumplimiento de los pedidos, los beneficios por comprar cantidades mayores, el capital invertido, los costos de movilización cuando se realizan pedidos mayores a los necesarios, el mayor costo de almacenaje, y las pérdidas que se pueden producir por el desuso de ciertos materiales.
Salas aclaró que "no todos los materiales son susceptibles de una negociación de su precio. Para identificar y justificar dicha acción se debe aplicar el criterio ABC: el elemento a adquirir debe ser significativo ya sea por su cantidad, especificidad o alto valor".